4 soluciones para controlar tus repartos

Written by javier
02
Jun

El control de flotillas puede convertirse en un dolor de cabeza sino se cuenta con las herramientas adecuadas, y que involucra muchos factores como: el personal y sus capacitaciones; los vehículos y sus mantenimientos y reparaciones; el costo en combustible; y la optimización de procesos para mejorar tiempos, reducir costos e incrementar la satisfacción de nuestros clientes.

Es por ello que aquí te mostramos estas 4 opciones, cada una con sus ventajas y desventajas, para que logres tener un mejor control de tu flotilla:

  1. Gerente

El contar con una persona capacitada que nos ayude a controlar lo que sucede en nuestra empresa, referente a nuestra flotilla, puede ser una buena opción; como bien dicen “dos cabezas piensan mejor que una”.

Generalmente, una persona en este puesto se encarga de supervisar los repartos, manejo de flotilla, control de combustibles, trato con proveedores, control de gastos, seguimiento a indicadores, manejo de presupuestos y eficiencia de personal; y así mismo, debe ser responsable de coordinar, gestionar y ejecutar el mantenimiento efectivo de la flota de distribución de la empresa.

Sin embargo, te recomendamos que tomes muy en cuenta el perfil de la persona que contratarás, pues por mucha experiencia que tenga, siempre debes invertir en una capacitación inicial para asegurarte que sepa realmente lo que debe hacer, cómo debe hacerlo y lo que esperas de dicha persona. Del mismo modo, debe asegurarte que se involucre en la filosofía y de la empresa, o de lo contrario no puedes esperar que rinda como quisieras.

2. Métricas

El manejo de flotillas va muy relacionado con el manejo de personal, así que el contar con métricas que te ayuden a saber cómo es el rendimiento de tu empresa, en la operación de su flotilla, te permitirá saber dónde están tus áreas de oportunidad y tomar medidas para optimizar tus procesos.

Puedes controlar:

  • Tiempo promedio de entrega
  • Tiempo ponderado de cada ruta
  • Rutas más eficientes y deficientes (ya sea por tiempo o por operador)
  • Costo ponderado en combustible (por unidad y por flotilla)
  • Por mencionar algunos

Esto te ayudará a detectar cuando algo se salga de lo normal, y poder tomar acción al respecto.

3. Outsourcing

Existen empresas que se dedican al 100% al reparto de distintos materiales; seguramente justo ahora vienen varios nombres de este tipo de empresa a tu cabeza. Estas empresas ya encontraron SU fórmula mágica para optimizar sus procesos, bajar sus costos y optimizar al máximo la capacidad y rendimiento de su flotilla.

A veces sale mucho más barato el apoyarse en un experto en el tema, y subcontratarlo para que nos brinde el servicio, que intentarlo por nuestra cuenta. Esto sin embargo conlleva distintas ventajas y desventajas. Por el lado de las ventajas, podemos encontrar:

  • No tendrás que preocuparte por la nómina y prestaciones
  • El mantenimiento de los vehículos deja de ser tu responsabilidad
  • Puedes olvidarte del costo en combustible
  • El control de personal y tiempos se vuelven responsabilidad de la otra empresa
  • Por mencionar algunos

Por el otro lado, las desventajas, se encuentra:

  • Dependes de un tercero para cumplir con tus objetivos
  • La calidad del servicio ya no está bajo tu control
  • La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos.
  • El ahorro puede no ser el esperado

Cabe aclarar que si las flotillas son parte fundamental del servicio o producto que entrega tu empresa, no deberías optar por un outsourcing, pues perderás control de la esencia de tu negocio.

4. Sistema

El uso de herramientas tecnológicas suelen ser de las mejores opciones porque suele ser más barato como inversión para nuestras empresas ya que se evita el costo de tener que capacitar a una o varias personas para que hagan el trabajo de éste, y al mismo tiempo se disminuye el margen de error.

Actualmente existen diversas opciones en software que nos ayudan a solucionar esta parte del control de flotillas. Por lo mismo es importante que sepas cómo elegirlo, pues generalmente no son inversiones pequeñas, y debes poder obtener la información necesaria para que realmente tenga un impacto positivo en tu empresa reduciendo costos, optimizando tu flotilla, y propiciando tu tranquilidad, al saber que tu empresa trabaja a la perfección.

 

Algunas de las características que debes considerar al elegir el sistema para tu empresa, son:

  • Optimización de rutas: debes ser capaz de detectar, de manera muy visual, cómo son tus rutas actualmente para saber si debes hacer algún cambio a éstas. Esta información debe poder ser digerible por cualquier departamento involucrado de la empresa.
  • Reportes de combustible: aquí se trata de que sepas cuánto está consumiendo tu unidad; de lo que le inviertes, cuánto realmente te están dando; si tienes alguna fuga o robo de combustible; y cualquier tipo de información relacionada con el rubro que te permita controlar este costo, pues suele ser uno de los más grandes en flotillas.
  • Reducción de tiempos muertos: debes poder obtener información de los movimientos de tu flotilla: ¿se están usando las unidades para motivos personales, en horario laboral?; ¿se tardan más de lo necesario en sus paradas?; ¿las unidades están cumpliendo, realmente, con sus paradas?… sólo piensa la información que necesitas saber de tu flotilla, para saber si está rindiendo al máximo, y asegúrate de que el sistema que contrates te la proporcione.
  • Reducción de costos de operación: este punto está relacionado con los costos de mantenimientos, manejo inadecuado del vehículo, y combustible. Algunos de estos puntos los tomamos anteriormente, pero referente al sistema, asegúrate de que brinde información relacionada a las condiciones de cada una de las unidades, así como el promedio de la flotilla, para saber cuánto estás consumiendo en mantenimientos y reparaciones. Es vital el mantener las unidades en un estado óptimo para evitar mayores gastos en un futuro. Así mismo, está relacionado con la forma de manejo de los vehículos, y actualmente ya existen sistemas que arrojan información respecto a esto, permitiendote a ti, como dueño de la empresa, el tomar medidas al respecto: procesos, capacitaciones, reglamentos, entre otros.

 

Recuerda que de nada te sirve un sistema que te diga dónde está cada una de tus unidades en tiempo real, si no te proporciona información relevante para tu negocio. Así que es importante que revises seriamente lo que te ofrece el sistema que te interesa para que no sea una inversión en vano.

 

Así que ya sabes, toma una decisión objetiva e informada para el rendimiento y tranquilidad de tu empresa. Si gustas puedes agendar una asesoría para ayudarte a detectar dónde están tus fugas de dinero en tu flotilla, y si un sistema podría solucionarlo:

AGENDAR ASESORÍA COFISAT

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *